Immer mehr Veranstaltungen werden aufgrund des Coronavirus abgesagt. Auch für die Vereinsvorstände stellt sich die Frage, ob gegenwärtig Mitgliederversammlungen noch abgehalten werden können bzw. wann dies wieder möglich sein wird.

Ausgangspunkt der rechtlichen Beurteilung dieser Frage ist § 36 BGB. Danach ist die Mitgliederversammlung in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie einzuberufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert.

Enthält die Satzung über den Zeitpunkt der Mitgliederversammlung keine Regelung, so ist dieser grundsätzlich dem pflichtgemäßen Ermessen des Einberufungsorgans, also regelmäßig des Vorstands, überlassen. Für die Wahl des Zeitpunktes sollte dabei maßgebend sein, dass allen Mitgliedern die Teilnahme in der Versammlung ermöglicht wird. So sollte eine Mitgliederversammlung beispielsweise möglichst nicht in der Hauptferienzeit anberaumt werden, wenn zu erwarten ist, dass dann viele Mitglieder aufgrund ihrer Abwesenheit nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen können. Sofern aus gesundheitlichen Gründen von der Teilnahme an einer Versammlung von Menschen abgeraten wird, gilt entsprechendes. Dementsprechend wird das gegenwärtige Risiko einer Corona Epidemie bzw. Pandemie dazu führen, dass eine Ermessensabwägung im Zweifel dazu führen wird, eine Mitgliederversammlung in absehbarer Zeit nicht anzuberaumen, wenn die Satzung des Vereins dies zulässt.

Zeitliche Vorgabe in der Satzung

Jeder Verein oder Verband hat also anhand seiner Satzung zu überprüfen, ob diese eine bestimmte zeitliche Vorgabe an die Abhaltung der Mitgliederversammlung enthält. Wie aber ist zu entscheiden, wenn die Satzung eine zeitliche Vorgabe enthält und danach die Mitgliederversammlung zeitnah stattzufinden hat? Nicht selten enthalten Satzungen Regelungen darüber, dass die Mitgliederversammlung in einem bestimmten Quartal oder einem bestimmten Turnus abgehalten werden muss. Auch hier gilt, dass diese Vorgabe der Satzung grundsätzlich eingehalten werden sollte. Grundsätzlich heißt dabei aber, dass es auch Ausnahmen geben kann oder muss.

Wie ist nun konkret zu entscheiden, wenn beispielsweise in der Satzung festgeschrieben steht, dass die Mitgliederversammlung im 1. Quartal stattfinden muss? Zwar ist der Verein oder Verband gehalten, die Vorgabe der Satzung zu erfüllen. Eine geringe zeitliche Abweichung führt aber nicht dazu, dass eine früher oder später einberufene Mitgliederversammlung keine gültigen Beschlüsse fassen kann.

Das gilt auch bei einer größeren zeitlichen Abweichung, wenn eine Risikoabwägung des Vorstands dazu führt, dass die Abhaltung einer Mitgliederversammlung nicht vertretbar ist. Wichtig ist dabei die sorgfältige Prüfung der Verhältnismäßigkeit, am besten durch eine Beschlussfassung des Vorstands mit entsprechender Protokollierung. Hierbei kann beispielsweise auf die Empfehlungen des zuständigen Gesundheitsamtes oder des Landkreises Bezug genommen werden.

Prinzip der Verhältnismäßigkeit

Die Absage oder Verschiebung der Mitgliederversammlung sollte also von bestimmen Faktoren abhängig gemacht und begründet werden. Je weiter von der Vorgabe in der Satzung abgewichen wird, desto gravierender müssen die Gründe hierfür sein. Auch hier gilt es also wieder, das Prinzip der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Eine Vertagung für kurze Zeit wiegt weniger schwer, als ein vollständiger Ausfall in einem Jahr. Folgende Kriterien sollten beachtet werden bzw. sind bei der Risikoabwägung hilfreich.

  • Gibt es Vorgaben oder Empfehlungen der Behörden, beispielsweise vom zuständigen Gesundheitsamt oder dem Landkreis?
  • Wie viele Menschen werden bei der Versammlung erwartet. Was empfiehlt das Gesundheitsamt auf konkrete Nachfrage?
  • Gibt es besondere Risikofaktoren, die zu berücksichtigen sind? Dies kann beispielsweise die zu erwartende Anwesenheit vieler ältere Menschen sein oder Menschen mit Vorerkrankungen.
  • Ist der Ablauf der Veranstaltung besonders risikogeneigt? Besteht also ein besonders enger Kontakt der anwesenden Menschen, wie sind die räumlichen Gegebenheiten, besteht eine regelmäßige Belüftung der Räume, ist für eine ausreichende Möglichkeit der Handhygiene gesorgt?
  • Gibt es eine Empfehlung vom übergeordneten Verband?

Auch die Dauer der Veranstaltung kann eine Rolle spielen oder auch die Frage, ob noch anderer Kontakt mit anderen Menschen vorhanden ist, wie beispielsweise bei größeren Veranstaltungsorten, wo parallel mehrere Veranstaltungen stattfinden.

Absage der Mitgliederversammlung

Sollten Sie nach Prüfung aller Punkte zu dem Entschluss kommen, die Mitgliederversammlung absagen zu müssen, informieren Sie zeitnah Ihre Mitglieder. Dabei sollte auch eine Begründung Ihrer Entscheidung enthalten sein. Als empfehlenswert erachte ich es zudem, den Mitgliedern mitzuteilen, wie Sie weiter planen. Die konkrete Nennung eines neuen Termins macht gegenwärtig natürlich wenig Sinn, weil noch nicht abzusehen ist, wie sich die Situation im Zusammenhang mit dem Coronavirus weiterentwickelt. Zur Vermeidung von Rückfragen halte ich die Erklärung für hilfreich, dass die Mitgliederversammlung voraussichtlich noch in 2020 stattfinden wird, sofern dies von Ihrer Seite auch geplant ist. Wichtig ist es jedenfalls, alle Gremien des Vereins/Verbandes einzubinden und größtmögliche Transparenz zu wahren. Die Rechte auf Mitgliederversammlung und Wahlen sind sehr wichtige demokratische Teilhaberechte, die nicht leichtfertig beschnitten werden dürfen. Gerade Einzelfallabwägungen sollten daher mit Augenmaß und auf Basis guter Gründe getroffen werden. Dies wird auch die Akzeptanz bei der Mehrheit der Betroffenen erhöhen.

Weitere Informationen im Zusammenhang mit dem „Coronavirus“ finden Sie hier.

Autor: Joachim Hindennach

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